Cách tạo một Văn bản Quản lý trên eOffice

Tính năng THƯ VIÊN VĂN BẢN QUẢN LÝ là cách để một văn bản có khả năng truyền tải tới tất cả các đơn vị/cá nhân được đọc và thực hiện. Tính năng này cho phép phân quyền người xem theo vị trí của người ký văn bản, chỉ khi người xem thuộc đơn vị bằng hoặc dưới đơn vị của người ký mới có khả năng xem tài liệu. Tất nhiên người đọc cũng không có quyền chỉnh sửa tài liệu.

Chức năng này phù hợp với các văn bản như Quyết định, Quy trình, KPI-Tiêu chuẩn, Nội quy….

Ví dụ:

  1. TGĐ Tập đoàn ban hành 1 Nội quy áp dụng trên toàn khối văn phòng Tập đoàn: các đơn vị ngoài khối văn phòng sẽ không xem được
  2. GĐ FMART ban hành một Quyết định, chỉ cán bộ FMART xem được Quyết định này.

Có 2 cách để tạo 1 văn bản công bố:

CÁCH 1:

Tạo một trình ký điện tử thông thường với điều kiện:

  1. Phải là văn bản đi hoặc đến
  2. Phải là một trong các hình thức: KPI-Tiêu chuẩn / Nội Quy / Quy chế / Quy định / Quy trình
  3. Có cài đặt Thiết lập công bố tự động

Văn bản trình ký điện tử loại này sau khi được cấp ký cuối cùng ký phê duyệt sẽ tự động đưa vào Thư viện văn bản quản lý và được xem bởi các mức đơn vị được phân quyền dưới mức người ban hành.

Tính năng trên áp dụng với mọi account có khả năng trình ký điện tử trên eoffice

CÁCH 2:

Tạo một Văn bản mới trong mục Văn bản với điều kiện: Phải là một trong các hình thức: KPI-Tiêu chuẩn / Nội Quy / Quy chế / Quy định / Quy trình

Sau khi thêm văn bản loại này, chỉ có Văn thư mới có thể vào mục Công bố văn bản để đưa văn bản thích hợp vào THƯ VIỆN VĂN BẢN QUẢN LÝ

 

About the Author: minhnd2@flc.vn

You might like