Với những thủ thuật, mẹo hay sẽ giúp các thao tác làm việc nhanh hơn và chuyên nghiệp hơn với bộ phần mềm tin học văn phòng word, excel, powpoint không những vậy còn tiết kiệm thời gian,và nâng cao hiệu quả trong công việc.

Hàng ngày, bạn vẫn tiếp xúc và làm việc trên Microsoft office, tuy nhiên nhiều bạn vẫn chưa biết đến những mẹo hay khi dùng Microsoft office giúp cải thiện hiệu quả cao trong công việc.

Dưới đây là 1 số mẹo hay hữu ích thường gặp:

Cách chuyển đổi từ PDF sang Word: Thường các bạn dùng ứng dụng Nitro PDF Reader hoặc dịch vụ PDF to Word để chuyển tập tin. Cách chuyển này cho phép bạn dễ dàng chuyển tập tin từ PDF sang Word một cách nhanh chóng, tuy nhiên có rất nhiều trường hợp lại bị mắc lỗi font chữ do không tương thích. Do vậy bài viết này ”Cách chuyển đổi từ PDF sang Word không bị lỗi font chữ” sẽ giúp ích cho bạn rất nhiều.

Tự động hóa thao tác với macro:

Trong Microsoft Office, tính năng Marco được tích hợp sẵn giúp các thao tác được lặp đi lặp lại 1 cách tự động hóa. Để sử dụng tính năng này, bạn kích hoạt thẻ Developer vào Office ở góc trên bên trái -> Word Options -> Show Developer trên Ribbon -> Developer ( chọn thẻ ghi thao tác) -> record (ghi thao tác và gán phím hay nút công cụ nào đó cho thao tác bạn vừa ghi). Tính năng này dung trong Office 2007

Loại bỏ tất cả các định dạng văn bản:

Ctrl C->Edit->Paste special->Unformatted Text. Như vậy sẽ giúp bạn loại bỏ tất cả các định dạng font chữ, các đường liên kết đến trang web. Hoặc bạn có thể paste trực tiếp vào notepad.

Đặt mật khẩu cho tài liệu:

Microsoft Word cho phép bạn đặt mật khẩu cho tài liệu để tránh người khác xem và chỉnh sửa tài liệu. File -> Save As ->Tools -> Security Options (nếu dùng Office 2007, chọn General Options).

Loại bỏ các thông báo:

Để vô hiệu hóa các âm thanh và thông điệp thông báo của Outlook, vào Tools-> Options-> Preferences-> E-mail Options-> Advanced E-mail Options. Trong phần When new items arrive in My Inbox, bỏ chọn tất cả các tùy chọn.

Tự động chèn ngày, giờ vào văn bản


Trong văn bản của mình nếu bạn muốn thể hiện chi tiết ngày giờ hiện hành vào tài liệu văn bản thì hãy nhấn con trỏ chuột vào vị trí muốn chèn sau đó truy xuất vào menu Insert > Date and Time. Tại đây bạn hãy chọn một kiểu chèn trong vùng Available Formats sau đó nhấn nút OK để chèn chúng vào vị trí mà bạn đã chọn.

Chèn chú thích khá hữu ích

Chèn chú thích là 1 tính năng khá cần thiết trong quá trình tạo hay chỉnh sửa các file văn bản word. Bạn chỉ cần: Bôi đen đoạn văn bản muốn chèn chú thích -> tab Review ->New Comment. Nếu bạn muốn tạo thêm các chú thích khác: Vẫn ở tab Review -> Track Changes >Track Changes. Sau đó bạn thực hiện sửa chữ bạn muốn sửa

Mẹo sử dụng các phím tắt trên bàn phím

F1: Mở một cửa sổ trên máy

F2: Bạn dùng để đổi tên file hoặc đổi thư mục bất kỳ mà bạn muốn

F3: Mở tính năng tìm kiếm tập tin/thư mục

F4: Bôi đen các đoạn văn bản bạn cần chỉnh

F5: Làm mới các biểu tượng của bạn đang dùng

F6: Tác dụng của phím này là để bôi đen các trình duyệt web

F7: Bạn có thể kiểm tra lỗi chính tả khi sử dụng các văn bản bằng tiếng anh. Bạn có thể dùng phím này để kiểm tra các lỗi chính tả bị sai.

F8: Dùng để sửa lỗi của máy tính thường gặp.

F11: Dùng để phóng to màn hình

F12: Dùng để lưu văn bản của word, excel.

Mẹo cài đặt hộp thư

  • Hiện nay việc các công ty sử dụng outlook để trao đổi công việc không còn xa lạ. outlook là một công cụ hữu ích để sử dụng.
  • Bạn có thể sử dụng phân loại các thư đến trong outlook để lọc những tin quan trọng để có thể trả lời kịp thời tránh nhầm lẫn hoăc thiếu sót.

=> “Create rule” được coi là một mẹo nhỏ, đặc biệt trong outlook bạn có thể phân loại trong hộp thư đến của bạn, các thư quan trọng sẽ được luôn ưu tiên báo về máy bạn. Bạn nên cài đặt cho chúng bằng những âm thanh như báo tin nhắn để bạn có thể phân loại được dễ dàng hơn.

mẹo sử dụng tin học văn phòng hiệu quả

Mẹo sử dụng tin học văn phòng hiệu quả

Mẹo lưu tài liệu nhanh và không mất dữ liệu

  • Bạn đang sử dụng word hoặc exel để làm việc tuy nhiên công việc của bạn chưa làm xong máy tính của bạn hết pin, sập nguồn hoặc bị treo nhưng bạn chưa lưu dữ liệu thì việc mất tất cả các dữ liệu bạn làm là một điều luôn xảy ra. Để tránh tình trạng đó ban nên sử dụng các phím lưu tài liệu nhanh để có thể không bị mất dữ liệu.

=> Bạn nhấn vào Tool -> Option-> Save -> Save autorecover infor every -> thiết lập thời gian mà bạn muốn lưu dữ liệu -> ấn ok

Mẹo khắc phục lỗi nhảy chữ

Bạn sử dụng unikey để gõ tiếng việt nhưng phông chữ vẫn bị nhảy làm sao bạn có thể khắc phục lỗi này?

  • Đối với tiếng Việt thì khi bạn chọn hình thức để đánh tiếng Việt nhưng vẫn gặp tình trạng bị nhảy chữ. Bạn có thể chọn phương pháp này để phông chữ không bị loạn mà bạn vẫn có thể lựa chọn cách:

Chọn tool/options -> Edit -> Settings -> Adjust sentence anh word spacing automatically -> Nhấn OK