Cách xử lý tình trạng văn bản Office không thể đọc được trên mọi máy tính

Thật ra đây không phải lỗi, mà đây là một sự cố tương thích phiên bản mà thôi. Hiện nay, bộ công cụ văn phòng Microsoft Office 2007 và 2010 đã phổ biến hơn nhiều, nhưng phần lớn máy tính – đặc biệt là số máy thế hệ cũ chạy Windows XP, vẫn còn cài đặt Office 2003. Lý do chủ yếu là người dùng đã quá quen với phiên bản cũ này, không muốn thay đổi, hoặc nhu cầu họ rất đơn giản – chỉ cần soạn văn bản bình thường.

Nguyên nhân của sự cố này là do Microsoft Office 2007 và 2010 sử dụng định dạng file mới có thêm chữ x ở cuối phần mở rộng của file (đuôi có dạng như: .docx, .xlsx, .pptx). Định dạng Office mới này tất nhiên là tiên tiến hơn, hỗ trợ nhiều tính năng hơn, và đặc biệt là có dung lượng file nhỏ hơn. Nhưng điều bất tiện là các định dạng Office mới này không thể mở được ở các phiến bản Office từ 2003 trở về trước (trong khi các Office từ 2007 trở về sau này vẫn hỗ trợ các văn bản của các phiên bản trước).

Ngay từ sau khi phát hành Office 2007, Microsoft đã giúp khắc phục sự cố tương thích này bằng cách đưa ra một công cụ tương thích miễn phí Microsoft Office Compatibility Pack để bổ sung khả năng hỗ trợ các định dạng Office mới cho các phiên bản Office từ 2003 trở về trước. Ngặt một cái, không phải ai cũng quan tâm hay biết tới cái giải pháp này.

Vì thế, giải pháp khả thi nhất khi muốn các văn bản Office mà bạn soạn thảo có thể đọc được trên bất cứ máy tính nào, dù cũ hay mới, là bạn lưu file với định dạng cũ (Office 97/2003). Cũng như với các phiên bản Office trước đó, các phiên bản Office 2007 trở đi đều cho phép bạn chọn định dạng file để lưu, trong đó có Office 97-2003 Document, gọi là chế độ tương thích Compatibility Mode.

Sau khi soạn thảo xong văn bản ở Office 2007/2010, thay vì chọn Save (nó sẽ tự động save theo định dạng mặc định là văn bản Office 2007/2010) trên thẻ File, bạn chọn mục Save As.

Trên màn hình Save As, bạn đặt tên file rồi click chuột lên nút mũi tên cuối hộp Save as type và chọn trong danh sách định dạng Word 97-2003 Document. (Lưu ý coi chừng nhầm với định dạng Word 97-2003 Template). Ở đây tôi minh họa bằng Word 2010, với các công cụ Office khác, thao tác cũng tương tự.

Nhưng thao tác này chỉ thích hợp khi lâu lâu bạn mới lưu file theo định dạng cũ. Còn nếu phải thường xuyện dùng định dạng Office 97/2003, bạn nên thiết đặt cho định dạng cũ này trở thành định dạng mặc định (default) Micro soft word lưu file dưới dạng đuôi “.doc” để chỉ cần nhấn nút Save bình thường là Office sẽ tự động lưu file với định dạng tương thích.

Để làm điều này, bạn click chuột lên thẻ File, chọn mục Options trên danh sách xổ xuống.

Trên màn hình Office Options (trong bài này ta dùng Word nên sẽ có Word Options), bạn click chọn mục Save. Ở cột bên phải, trên phần Save documents, bạn click lên nút mũi tên ở cuối hộp Save files in this format (lưu các file với định dạng này), và chọn trong danh sách định dạng Word 97-2003 Document. Nhấn nút OK để hoàn tất.